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免費好用的檔案電子化管理軟件有哪些 

　　為了有效解決電子文件歸檔和電子檔案管理中存在的數(shù)據(jù)異構(gòu)問題所造成的電子文件接收難、電子檔案管理難、利用難和長期保存難。課題組設(shè)計了電子檔案收集、管理和利用過程的四大工具。

　　通用數(shù)據(jù)采集工具一一解決電子文件接收難

　　通用數(shù)據(jù)采集工具可以根據(jù)需要對其他信息系統(tǒng)目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)進行采集，以滿足電子文件收集積累的要求數(shù)據(jù)采集工具提供基于數(shù)據(jù)層和邏輯層二種數(shù)據(jù)采集方法，相輔相成，可以完成不同情況下的數(shù)據(jù)采集任務。

　　整個采集工具由四部分功能組成

　　一是數(shù)據(jù)導入功能：可實現(xiàn)各種格式電子文件和源系統(tǒng)各種數(shù)據(jù)包(XML、Excel、DBF、等)的匹配及導入

　　二是數(shù)據(jù)管道功：可以連接各種常見數(shù)據(jù)庫(如 Oracle、 MS SQL Server等)，并可進行源系統(tǒng)和目標系統(tǒng)的字段匹配以及異構(gòu)數(shù)據(jù)導入

　　三是程序調(diào)用接口功能：針對電子文件形成源系統(tǒng)提供的各種程序調(diào)用接口( Web Part、DLL、OCX、 JavaBean等)，可實現(xiàn)封裝和調(diào)用，并從中獲取數(shù)據(jù)；

　　四是數(shù)據(jù)交換引擎功能：規(guī)定了標準的數(shù)據(jù)交互方式，使構(gòu)筑在數(shù)據(jù)交換引擎之上的信息系統(tǒng)可以遵循統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交互標準，進行數(shù)據(jù)交互。

　　電子檔案文件格式轉(zhuǎn)換工具——解決電子檔案管理難

　　電子文件的類型主要可分為文本文件、圖形文件、圖像文件、音頻文件和視頻文件等五大類，各類文件又有不同的文件格式，如：文本文件就有DOC、XLS、TXT、WPS、XML等多種格式和多種版本。各種文件格式和版本一般都需要特定的閱讀軟件，可以想象，各類文件多達幾百種的格式將對各單位電子檔案的管理工作造成諸多困擾，隨著格式的日益繁多，給電子文件的長期可讀和有效利用帶來嚴重威脅。

　　為了解決這一問題，通過集成電子檔案文件格式轉(zhuǎn)換工具，盡可能地將各種檔案文件格式轉(zhuǎn)換為適合管理、能夠長期有效保存并且方便利用的格式，為電子文件的歸檔、電子檔案的管理和長期有效利用提供方便。

　　離線備份工具——解決電子檔案長期保存難

　　目前，影響電子檔案長期保存的主要問題有自然災害、人為原因、系統(tǒng)故障、保存載體壽命等，開展電子檔案的離線備份、復制多套副本、進行異地保存將有效減少以上問題所帶來的電子檔案損失。

　　但是，一般的系統(tǒng)備份工具較為專業(yè)，操作上需要一定的信息技能；備份數(shù)據(jù)對計算機軟硬件環(huán)境的依賴性較高，難以適應電子檔案的備份需求，為維護電子檔案的真實性、完整性、有效性和安全性，課題組通過高線備份工具，利用物理組盤、文件加密、標簽打印、脫機查詢及只讀光盤防數(shù)據(jù)刪改等功能，為檔案部門實施電子檔案離線備份、封裝和交換提供簡單易行的工具，使電子檔案的長期保存問題簡單化。

　　該工具的主要功能如下：

　　(1)物理組盤功能。將電子檔案按照一定的規(guī)律自動匯集，在文件服務器上生成一張指定載體(如光盤)大小容量的文件夾，該文件夾名稱與生成的載體編號相對應，同時在文件夾下生成電子檔案文件目錄、載體標簽，以便實現(xiàn)光盤刻錄和載體備份。

　　(2)備份制作功能。工具內(nèi)置FTP下載軟件和光盤刻錄軟件，首先可以快速地從文件服務器中下載物理組盤形成的文件目錄，同時可以方便的驅(qū)動客戶機上的存儲設(shè)備，如光驅(qū)等，完成備份制作功能。

　　(3)標簽打印功能。當客戶機上安裝了標簽打印設(shè)備時，系統(tǒng)可以自動驅(qū)動設(shè)備完成存儲載體表面的標簽制作。

　　(4)脫機瀏覽功能。工具內(nèi)置電子文件離線瀏覽功能，在備份制作的同時，將脫機瀏覽程序保存到載體中，這樣管理人員在瀏覽電子檔案時可以啟動脫機瀏覽程序?qū)崿F(xiàn)對存儲載體中電子案的查詢和瀏覽，不需要文件形成源系統(tǒng)的支持，大大方便了用戶操作。

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